Modèle de note de frais

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

La note de frais est le document qui permet à un salarié, ou à un dirigeant, de se faire rembourser les dépenses professionnelles qu'il a payées avec son propre argent : déplacements, repas, nuits d'hôtel, petites fournitures, kilomètres parcourus avec sa voiture. Elle est en général établie chaque mois ou à la fin d'une mission.

Pour l'entreprise, c'est aussi une pièce comptable : elle justifie la charge, permet de récupérer la TVA quand c'est possible, et prouve, en cas de contrôle, que les sommes versées sont des remboursements de frais et non un complément de salaire.

Les mentions à faire figurer

• Nom de l'entreprise
• Nom et poste du bénéficiaire
• Période concernée
• Motif de chaque dépense
• Date, nature et montant TTC
• Taux et montant de TVA
• Numéro du justificatif
• Détail des trajets et kilomètres
• Avances déjà versées
• Date et signatures

Justificatifs et conservation

Chaque dépense doit être appuyée par une pièce : facture, ticket de caisse, billet de train ou d'avion, reçu de taxi, ticket de péage. Numérotez-les et reportez le numéro dans la colonne « Justif. n° » : le rapprochement est immédiat. Pour récupérer la TVA, une facture au nom de l'entreprise est préférable à un simple ticket.

Les pièces comptables se conservent dix ans selon le Code de commerce, le droit de contrôle de l'administration fiscale portant en général sur six ans. Une copie numérique fidèle peut remplacer l'original papier, sous réserve de respecter les conditions de numérisation prévues par la réglementation.

La TVA récupérable

L'entreprise assujettie peut déduire la TVA payée sur une dépense engagée pour son activité, à condition de disposer d'un justificatif qui la fait apparaître. Plusieurs dépenses courantes en sont toutefois exclues : le transport de personnes (train, avion, taxi), l'hébergement des salariés et des dirigeants, ou encore les cadeaux au-delà d'un faible montant.

Pour le carburant d'un véhicule de tourisme, la TVA sur l'essence et le gazole n'est récupérable qu'à 80 %. Dans le générateur, réglez la TVA à 0 % pour une dépense non récupérable : le montant TTC est alors retenu comme charge. En cas de doute, votre expert-comptable tranchera.

Les indemnités kilométriques

Quand le bénéficiaire utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'entreprise peut lui verser des indemnités kilométriques calculées avec le barème fiscal. Ce barème tient compte de la puissance fiscale du véhicule, inscrite sur la carte grise, et de la distance parcourue dans l'année. Il couvre le carburant, l'usure, l'entretien et l'assurance : les péages et le stationnement se remboursent en plus, sur justificatif.

Le taux par kilomètre diminue au-delà de 5 000 km par an en voiture et de 3 000 km en deux-roues. Si vous connaissez le kilométrage professionnel annuel, saisissez-le : le générateur applique la tranche correspondante. Sinon, il retient la première tranche, adaptée aux petits rouleurs.

Exonération de cotisations sociales

Les remboursements de frais professionnels réellement engagés et justifiés ne sont en principe pas soumis aux cotisations sociales. Les indemnités kilométriques sont exonérées dans la limite du barème fiscal, à condition que l'employeur puisse justifier du véhicule utilisé, de sa puissance fiscale, des trajets et des distances. Au-delà, ou sans justificatifs, l'Urssaf peut réintégrer les sommes dans l'assiette des cotisations.

Ces règles comportent des cas particuliers (forfaits, grands déplacements, dirigeants non salariés). Consultez la page de l'Urssaf consacrée aux frais professionnels ou votre expert-comptable avant d'arrêter votre politique de remboursement.

Et après la note de frais ?

La note validée est enregistrée en comptabilité puis remboursée, le plus souvent par virement avec le salaire ou à part. Si vous cherchez aussi un outil pour vos factures clients, à l'approche de la facturation électronique obligatoire, consultez notre comparatif des logiciels de facturation électronique français.