Saisie de données sur site et retranscription automatique dans word

Bonjour,
je suis autoentrepreneur et je réalise des visites de bâtiments en vue de préciser leur état et les éventuels désordres.
Ensuite je rédige un rapport en recopiant mes notes sur Word.
Actuellement, pour la prise de notes, j'utilise One Note avec un tableau sous forme d'image sur lequel je coche des cases (capture ci jointe).
Je souhaiterais un outil automatisant une partie de la retranscription de mes notes, c'est à dire qui me permette de cocher des cases quand je suis sur site et que cet outil retranscrive sous word en fonction de ce que j'ai coché sur ma tablette.
Par exemple,
je coche la case "Sol PVC",
et le rapport se rempli automatiquement sur word en indiquant 'Le sol est recouvert d'un revêtement PVC".
Je voudrais une fois cet outil créé pouvoir le modifier en ajoutant des éléments à cocher et qui seraient retranscris dans Word.
Une partie de mes notes ne peuvent pas être automatisées car très variables, je dois donc pouvoir continuer à saisir une partie en manuel avec le stylet de la tablette.